本書では提案資料の質を向上させることで、業務受注率に大きな違いがあることを説明しました。
そして、テンプレートもダウンロードできるようになっております。

このコラムでは、更にプレゼン資料に必要な要素について解説していきたいと思います。

プレゼン資料に必要な要素

業務受注を促進するプレゼン資料に必要の要素は、以下の通りです。

サービス内容の明解さ

「サービス内容を説明し、受注を促す」のが資料に課せられた指名であるならば、サービス説明の箇所は非常に重要です。「分かりにくさイコール失注」ということを認識し「誰が誰に何をするか」「どのくらいの期間でいくらなのか」という点においては、特に一読で理解できるような内容にしましょう。

間違っても、経営者から「で、何をしてくれるの？」などと聞かれてしまう内容では、全く意味が無いといえます。

ビジュアル

ビジュアルと聞くと、見栄えの良さにばかり注目してしまいがちですが、プレゼン資料のビジュアルは以下を押さえるべきです。

イメージを活用

写真素材を活用などによって、文章ばかりの資料には無い「イメージ」を経営者に植え付けることが出来ます。写真素材は様々なサイトで配布されておりますので、著作権などを考慮しつつ利用していきましょう。

フローによる説得

ブロックと矢印による「フロー」は、複雑なタスクを説明する際に重宝します。クライアントと資料やファイルなどのやり取りがある場合、理解度を向上させるためにも利用すべきです。

受注のための仕組み

受注させるための仕組みとは何でしょうか？
例えば、皆さんが「携帯電話」を購入する際に各キャリアのパンフレットをご覧になる機会は多いと思いますが、そこには何が書かれていますか？

「機能説明」「料金」「利用ガイド」「Q&A」「お客様の声」「導入ガイド」などこれら全てがユーザーの購買を促進させる要素であり、これは何も携帯電話を販売する時に限った話ではありません。全てのビジネスで有効だといえます。

なぜ、営業効率を上げられるか

なぜ、上記のようなポイントを抑えたプレゼン資料を精査するだけで、営業効率が向上するのでしょうか？

まずひとつに「熟読してもらいやすい」という利点があります。箇条書きだけの内容が薄い資料ですと、パラパラっと読まれて意思決定をなされてしまうのに対し、ボリュームが多く、様々な切り口での訴求を行なうプレゼン資料の精読率は遥かに高いことは明白です。

そして次に「分かりやすさ」です。今までの社労士の資料は理解不能だったにも関わらず、「フロー」や「Q&A」、そして徹底して噛み砕いた「サービス説明」によって、クライアントは先生が提供するサービスについて、珍しく理解出来るはずです。

最後に「資料作成の高速化」です。プレゼン資料作成の熟練度が向上すると、新たなサービスを開発した際に必要な資料作成時間が大幅に短縮できます。旬が短いサービスを展開する際に、他の社労士と一線を画すことはいうまでもありません。

Powerpointでの資料作成のキモ

デザインの前に必要なこと

パワーポイントで、提案資料やチラシなどを作成する場合の注意点は、デザイン性だけではありません。読む人がストレス無く内容を理解できるように、細やかな気遣いが必要なのです。

図形の移動について

1.画像の微調整

文字が色の帯の上に乗っている見出しを作成する場合によく見られることとして、「文字の微妙なズレ」があります。

文字や画像を少しだけ移動したい場合には、マウスで移動する際に、キーボードの[ALT]キーを押しながら試してみてください。こうすれば、細かく移動できるので、見出しの文字を帯の中の中心に配置することができます。

2.画像の複製

見出しや表など、何度も使う画像は最初に作ったものをコピーして使用することが出来ますが、これにもキレイに作成するコツがあります。それは、以下の2つのショートカットキーを組み合わせる方法です。

A.画像を垂直または平行または平行に移動する：キーボードの[Shift]キーを押しながらマウスで移動する B.画像を複製する：キーボードの[Ctrl]キーを押しながらマウスで移動する

つまり、 [Shift]キーとキーボードの[Ctrl]キーを押しながら、画像をマウスで移動させると、上下または左右にピタッと画像を複製することが出来ます。

文字の配置について

1.テキストボックスの行間について

パワーポイントの資料で最も読みづらいケースの一つに「行間が狭い」ということがあります。行間は、パワーポイントで設定可能ですので、以下をお試しください。

◆PowerPoint 2003の場合
［書式］メニューの［行間］を選択。

◆PowerPoint 2007 の場合
［ホーム］タブから［段落］グループを選択し、［行間］ボタンにて数値を変更する。または［行間のオプション］で、細かい設定も可能。

2. 字が極端に大きい

パワーポイントで、文章を作成する場合、文字のフォントサイズが初期設定で大きくなっています。これは、パワーポイントというソフトが、プロジェクタなどでプレゼンテーションすることを前提に作られたソフトであるからです。

ワードなどで文章を作る場合、「10.5ポイント」が標準ですので、これを目安にパワーポイントで資料を作成しましょう。大きなフォントサイズで作り始め、後々小さくする作業を行うと配置などの微修正に時間がかかってしまいますので、あらかじめ意識するようにしてください。

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