【勉強会レポート】プレゼン資料作成講座　2010年2月5日（土）開催

社会保険労務士が苦手とするスキルの一つに、「ドキュメンテーション」があります。パソコンに対する潜在的な苦手意識からくる、勉強不足が主な原因です。確かに、社会保険労務士の本業とパソコンスキルは直接的な関係はありません。しかし、現在のIT社会で仕事をする上で、最低限のパソコンスキルは必要不可欠です。

そこで今回、効果的なプレゼン資料を作成できるノウハウを学習し、自身のサービスを企業に対してアピールできるようになることを目的とした勉強会を開催しました。「社労士が年収1000万円稼ぐ一番シンプルな方法」の著者である林が講師を勤め、3名の社会保険労務士の先生にご参加いただきました。

当セミナーは、「プレゼン資料『作成』講座」の名の通り、実際にパワーポイントを用いたパソコンスキルの学習や資料の作成をメインとし、残りの時間を口頭での説明に充てるという時間配分で進めました。

まず、当セミナーの開催に至る詳しい経緯を説明しました。以前、テストで、ある社労士の先生に、二種類のプレゼン資料を持って約30社に営業活動をしていただきました。一つは先生ご自身が作成された資料、もう一つはレイアウトやイメージ写真を私が担当した資料です。内容は全く同じである二つの資料ですが、後者の資料の方が前者に比べ受注率が30％も高かったのです。この結果から、資料の良し悪しで受注率に差が出てしまうことが分かります。

プレゼン資料に必要な要素は、大きく分けて3つあります。

1. サービス内容の明確さ
2. ビジュアル
3. 受注のための仕組み作り

続いて、なぜ営業効率を上げられるかについてお話ししました。こちらも大きく分けて3つの理由があります。

1. 資料を熟読させる
2. わかりやすさの追求
3. 資料作成の高速化

続いて、パワーポイントで作業をする上で知っておきたいことを、実際のデータを使って学んでいただきました。コピーや貼り付け、切り取りといった、基本的だけれど知っていると作業効率がグンと上がるショートカットキー。これらを、予めお渡ししたパワーポイントのデータを使い実際に試しながら練習していただくと、参加者達から幾度も感嘆の声が上がりました。今まで右クリックから作業をされていた方が多かったので、知っておいていただると非常に便利な機能です。口頭だけの説明よりも、実際やってみた方が便利さが身に染みるようでした。

次に、文字や・挿絵の位置を、AltキーやShiftキーを使って微調整する作業をしました。
数ミリ単位の調整は意外と難しく、時間も手間も掛かりがちですが、これらの機能を使うことにより簡単に調整することができます。

また、「ホーム」にある様々なツールの中から行間の調整方法もご紹介しました。せっかく魅力的な内容でも、行間が詰まっていると読む気が失せてしまう経営者さんもいらっしゃいます。読んでいただいてこそのプレゼン資料ですので、こちらの機能も効果的だと思います。

そして、資料の構成を整えるために、作成資料のページが増える際にレイアウトを保持する機能である「スライドマスタ」の使い方もご紹介しました。資料作成の時間短縮と資料の統一性が期待できる便利な機能です。

同様に、写真付きプロフィールなど良く使う画像のグループ化の方法もお教えしました。グループ化することで、氏名・写真・略歴などの位置をずらしてしまうことなく、別のページに貼り付けることが可能です。丁寧に時間をかけて作成した自身のプロフィールですが、同じクオリティのものを一瞬で別資料に載せることができるので、これも是非覚えて帰っていただきたい機能です。

10分間の休憩中も、参加者の方達とお話しをさせていただきました。今話題のフェイスブックのプロフィールの書き方についてご質問を受けたので、ご自身の特性をポジティブな言い回しで書かれると読んだ方に良い印象を与えることができる旨ご説明しました。

セミナー再開後は、イメージ画像の見つけ方と称しまして、まずはご自身のイメージに最も近いアイコンを探すことができるアイコン検索サイト、人や建物のイメージ画像が簡単に検索できる素材検索サイトをご紹介しました。

14時30分より、これまでご紹介してきた機能を使いながら、参加者の方々にご自身の営業用プレゼン資料を実際に作成していただきました。各人、様々な提案書をパワーポイントで作成されていました。疑問点があればすぐに林に訊き、資料に反映させていく姿は、参加者様たちの意識の高さを物語っていました。

最後の質疑応答では、情報共有サイト「サイボウズ」について、FAXDMの有効性、理美容・コンビニ業界における社労士の役割について、市区町村のHPには有益な情報の掲載が多いこと等、参加者様からの質問にお答えしつつ、様々なことをお話ししました。

次回、2月19日（土）開催の「顧問サービスを考える座談会」も、そのような良い雰囲気の中で、参加者様たちにとって有意義な時間を提供したいと考えています。

（レポート執筆：鈴木）

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